ご本人からの個人情報に関する苦情や相談は、あまりあって欲しくないことでもあり、個人情報を適正扱っていれば滅多にないことです。
万が一、個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談があった場合、手順を決めておかないとクレーム化したり、事故に発展することも考えられます。

苦情及び相談を受け付けて迅速な対応を行う手順を確立して、必要な体制の整備を行っておく必要があります。

受付 苦情及び相談窓口と担当者を決めます。

受け付けた苦情及び相談を「苦情相談対応記録票」などで管理します。

対応 相談窓口担当者は苦情・相談の内容を検討し、対応案を検討して個人情報保護管理者等に承認を仰ぎます。内容により社長にも報告して指示を仰ぎます。

対応についてはクレーム化や事故に発展する可能性を秘めており、担当者のみの自己判断を防ぎます。

対応案が適当と承認された内容をもとに適切な処置を実施します。

報告 経緯等を「苦情相談対応記録票」などに記載し、個人情報保護管理者の承認を得て社長に報告します。

クレーム化や事故に発展する可能性を秘めており、個人情報保護管理者や代表者に経緯は把握しておく必要があります。

 

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